Code of conduct

Kundeorienteret. Familieorienteret. Innovativ. Succesorienteret.

Det er de værdier, som LAPP Group bygger på, og som har gjort os stærke som virksomhed. Som familievirksomhed ved vi, at det kun er i kraft af en fælles indsats – i kraft af teamwork i virksomheden og med vores forretningspartnere – at vi opnår succes.

Denne succes bygger på vores værdier. Hvis vi hver dag handler i tråd med de værdier og behandler hinanden og vores forretningspartnere retfærdigt og med respekt, kan vi fastholde LAPP Group’s succeshistorie som førende producent af systemløsninger til kabel- og forbindelsesteknologi.

Hver enkelt medarbejder er ansvarlig for denne værdibaserede opgave og tilgang. Lederne har en særlig forpligtelse til at optræde som rollemodeller i denne henseende. I denne adfærdskodeks forsøger vi at beskrive mere præcist, hvad vores værdier betyder for vores daglige arbejde. I den forbindelse vil vi gerne påpege, at bestyrelsen ikke tolererer nogen form for bestikkelse, korruption, diskrimination eller andre overtrædelser af vores grundlæggende værdier. Vi vil derfor gå videre med og slå hårdt ned på sådanne overtrædelser.

Forord

Fuldstændig overholdelse af alle juridiske krav har topprioritet for virksomheden og er ligeledes en integreret del af vores kerneværdier. Gennemførelse og overholdelse er reguleret i talrige interne retningslinjer og direktiver.

Hovedelementerne er opsummeret i denne adfærdskodeks for at gøre det nemmere for medarbejderne at overholde kravene. Adfærdskodeksen er gældende for alle medarbejdere i LAPP Group på verdensplan. LAPP forventer imidlertid også, at alle personer, der arbejder for virksomheden (f.eks. praktikanter og konsulenter), overholder adfærdskodeksen.

Reglerne i adfærdskodeksen finder direkte anvendelse på forholdet mellem den respektive virksomhed i LAPP Group og dennes medarbejdere og tjener yderligere som målerklæring for samarbejdet med vores leverandører og forretningspartnere. Denne kodeks indebærer ingen rettigheder til fordel for tredjepart.

1. Lovlig adfærd

Alle handlinger, foranstaltninger, kontrakter og andre transaktioner i LAPP Group sker inden for lovens rammer. Vi bifalder princippet om udelukkende at handle inden for lovens rammer, uanset om LAPP Group har nogen fordel af dette.

Alle medarbejdere er personligt ansvarlige for overholdelse af loven inden for deres arbejdsområde. Det er ikke tilladt at tilskynde tredjepart til at handle ulovligt eller til bevidst at bidrage til sådanne ulovlige handlinger. Det er ikke i virksomhedens interesse, at der handles i strid med loven, og det kan indebære retsforfølgelse, erstatning eller mistede ordrer.

2. Forretninger med hinanden og ansættelsesprincipper

LAPP Group anerkender sit sociale ansvar som koncern, der driver global virksomhed. Følgende principper finder anvendelse baseret på værdiorienteret virksomhedsledelse og under hensyntagen til internationalt anerkendte menneskerettigheder, Den Internationale Arbejdsorganisations (ILO) grundprincipper og gældende lovgivning samt kulturelle aspekter i forskellige lande og steder:

a. Opførsel over for hinanden

Vores ledelseskultur er kendetegnet ved anerkendelse og tillid. Vi respekterer og beskytter den enkeltes værdighed. Diskrimination, chikane eller nedgørelse tolereres ingen steder i LAPP Group. Særligt er der ingen tolerance over for diskrimination på basis af etniske eller kulturelle karakteristika, invaliditet, køn, religiøs overbevisning, alder eller seksuel orientering. Alle medarbejdere har ret til at blive behandlet retfærdigt, høfligt og med respekt. Vi anerkender også den enkelte medarbejders ret til at danne sammenslutninger og medarbejderrepræsentantskaber på demokratisk basis inden for lovens rammer.

b. Børnearbejde og tvangsarbejde

Børnearbejde og tvangsarbejde tolereres ikke og vil uden undtagelse blive mødt med modstand, selv hvis det vedrører vores forretningspartnere. Hvis der opdages børnearbejde eller tvangsarbejde i direkte eller indirekte forbindelse med virksomheden – f.eks. hos en leverandør– skal det straks rapporteres, så konsekvenserne kan fastlægges.

c. Kvalifikationer og løn

I LAPP Group udvælges, ansættes og forfremmes medarbejderne altid på basis af deres kvalifikationer, færdigheder og personlighed. Virksomheden støtter målbevidst, kontinuerlig og behovsbaseret undervisning af medarbejderne med henblik på fremme af flotte præstationer og arbejde af høj kvalitet.

Retten til en rimelig løn anerkendes for alle medarbejdere. Løn og andre fordele er som minimum i tråd med relevante nationale og lokale lovgivningsmæssige bestemmelser eller på niveau med nationale industrisektorer og regioner.

3. Undgåelse af interessekonflikter

Forretningsinteresser og private interesser bør altid holdes skarpt adskilt. Der kan opstå en interessekonflikt, hvis medarbejderne træffer foranstaltninger eller har personlige interesser, der kunne være i strid med deres arbejde hos LAPP Group. I så tilfælde kan skade kun undgås ved åben kommunikation og fuld gennemsigtighed. Hvis der på nogen måde er usikkerhed om, hvorvidt en given situation kan udløse en interessekonflikt, bør det drøftes med medarbejderens leder.

a. Sekundære aktiviteter

Sekundære aktiviteter er kun tilladt efter forudgående skriftlig tilladelse fra virksomheden. Tilladelse gives, hvis der ikke er risiko for negative indvirkninger på arbejdsindsatsen.

Medarbejderne må kun investere i eller udføre sekundære aktiviteter for konkurrerende virksomheder, leverandører eller kunder, hvis de har indhentet forudgående skriftlig tilladelse fra det respektive lokale datterselskab. Beslutninger træffes fra sag til sag.

b. Forretningsforbindelser

Medarbejderne må kun handle med virksomheder, hvori de, deres ægtefælle eller partner eller et nært familiemedlem har interesser eller bestrider en ledende stilling efter forudgående skriftlig tilladelse fra det respektive lokale datterselskab, hvis medarbejderen kan påvirke forretningsforbindelsen, og der kan opstå en interessekonflikt.

c. Engagering af forretningspartnere til private formål

Medarbejderne må kun engagere en forretningspartner hos LAPP Group til private formål efter forudgående skriftlig tilladelse fra det respektive lokale datterselskab, hvis deres arbejde indebærer direkte inddragelse i tildelingen eller betalingen af ordrer, og der derfor er mulighed for en interessekonflikt. Denne bestemmelse finder ikke anvendelse på varer og tjenesteydelser, der er generelt tilgængelige.

Rådfør dig altid med en leder i tilfælde af interessekonflikter.

4. Håndtering af oplysninger

Oplysninger og behandlingen af oplysninger er centrale elementer og spiller en afgørende rolle for hver enkelt forretningsaktivitet. Ved håndteringen af oplysninger skal der lægges særlig vægt på præcision og nøjagtighed, den relevante grad af fortrolighed samt databeskyttelse.

a. Rapportering

Alle dokumenter, rapporter og erklæringer skal være nøjagtige og sandfærdige. De almindeligt anerkendte regnskabsprincipper skal overholdes. Dokumenter, filer osv., hvortil der bruges fortrolige virksomhedsoplysninger må kun oprettes, hvis dette tjener LAPP Group’s interesser direkte, og alle standarder for databeskyttelse er overholdt.

b. Fortrolighed

Fortrolige oplysninger, der tilhører virksomheden skal være underlagt hemmeligholdelse.

c. Databeskyttelse og informationssikkerhed

Databeskyttelse må ikke uddelegeres og er i sidste ende den relevante ledelsesgruppes ansvar. Vores fokus her er særligt på overholdelsen af principperne om lovlighed, formålsbegrænsning, dataundgåelse og -minimering samt gennemsigtighed. Vi tilstræber at behandle data nøjagtigt, i god tro og til at begrænse opbevaringen heraf, samtidig med at vi sikrer dataintegritet og -fortrolighed. Vi holder os selv ansvarlige for dette, for at opretholde registreredes rettigheder, og for alle andre bestemmelser om tilsvarende databeskyttelseslovgivning.

I forbindelse med udviklingen og behandlingen af alle (IT-understøttede) forretningsprocedurer skal retten til privatlivets fred og til et privatliv beskyttes, og informationssikkerheden garanteres. Dette sker på basis af og i overensstemmelse med gældende lovkrav vedrørende databeskyttelse, datasikkerhed og IT-sikkerhed.

Hvis personoplysninger (der vedrører kunder, leverandører, medarbejdere eller andre berørte personer) i forbindelse med forretningsprocedurer indsamles, behandles og/eller sendes, overholder LAPP Group de europæiske bestemmelser om databeskyttelse i EU (Den Europæiske Union) og EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde).

Beskyttelse af virksomhedsoplysninger har højeste prioritet.

5. Adfærd over for forretningspartnere og tredjepart

I forbindelse med forretningspartnere (kunder, leverandører, tjenesteydere osv.) og offentligt ansatte skal der trækkes en klar linje mellem det sædvanlige omfang af et forretningsforhold og private interesser. Forretningsforhold med vores forretningspartnere defineres ved etisk adfærd.

LAPP overholder reglerne for fair konkurrence og støtter alle bestræbelser på at håndhæve et frit marked og åben konkurrence, både nationalt og internationalt. LAPP vil derfor ikke gå videre med en evt. kontrakt, der kun kan opnås ved at overtræde loven.

a. Aftaler, karteller og afkald på konkurrence

Alle medarbejdere er forpligtet til at overholde reglerne om fair konkurrence i henhold til gældende lov. Det er især ikke tilladt at afgrænse salgsområder eller dele kunder med en konkurrent, ej heller må der indgås aftaler eller udveksles information med konkurrenter om priser/priskomponenter, leverancerelationer og vilkårene for disse, produktionskapacitet eller fremgangsmåder i forbindelse med udbud. Det samme gælder udvekslingen af oplysninger om markedsstrategier og investeringsstrategier. Dette forbud gælder ikke kun skriftlige aftaler, men også mundtlige aftaler eller stiltiende aftaler (bevidst paralleladfærd).

b. Valg af forretningspartnere

Aftaler med kunder, leverandører og tjenesteudbydere skal alene indgås i virksomhedens interesse. Alle medarbejdere skal overholde virksomhedens interne kontrolbestemmelser (f.eks. ”4 øjne”-princippet). Leverandører skal vælges alene ud fra konkurrencemæssig værdi på baggrund af en sammenligning af pris, kvalitet, ydeevne og de tilbudte produkters eller tjenesteydelsers egnethed. Desuden forventer vi, at vores forretningspartnere overholder principperne i denne politik.

c. Bestikkelse, korruption og andre tilskyndelser

LAPP tolererer ingen form for bestikkelse, korruption eller andre former for ulovlige uberettigede fordele. Ethvert forsøg fra leverandørers eller kunders side på at udøve unfair indvirkning på LAPP-medarbejderes beslutninger, skal rapporteres til de ansvarlige ledere.

Der skal være en ekstrem restriktiv tilgang til udveksling af gaver eller invitationer med forretningspartnere. Den økonomiske værdi af sådanne gaver eller fordele skal vurderes på det grundlag, at det ikke må være nødvendigt for modtageren at skulle skjule accepten heraf, og de må ikke give modtageren en følelse af at stå i gæld til giveren. I tvivlstilfælde skal der indhentes godkendelse fra den relevante leder.

Invitationer fra forretningspartnere til arrangementer af social art (f.eks. sports- eller kulturarrangementer) er tilladt, hvis de er i overensstemmelse med normal virksomhedspraksis, ikke har en urimelig høj værdi og står i forhold til de involverede personers normale levestandard. Hvis der er tvivl om gavernes, donationernes eller invitationernes hensigtsmæssighed, skal medarbejderen først rådføre sig med sin leder eller complianceafdelingen.

d. Donationer og sponsorater

Virksomhederne i LAPP Group giver pengedonationer og naturaldonationer inden for uddannelse, videnskab, kultur og sociale hensyn. I forbindelse med donationer er LAPP Group påpasselig med at sikre, at donationerne er gennemsigtige, dvs. brugen og modtagerne heraf kan spores. Donationer til enkeltpersoner og udbetalinger til private kontier ikke tilladt.

I forbindelse med sponsorater er LAPP Group’s mål at leve op til et socialt ansvar og fremme virksomhedens brand og image. Sponsorater er derfor transaktioner, der indebærer udveksling af goder. I den henseende skal man altid være påpasselig med at sikre, at de goder, der gives og modtages, altid står i forhold til hinanden. Både donationer og sponsorater skal godkendes af den lokale ledelse.

e. Adfærd i det offentlige rum

Hver medarbejder i LAPP Group er repræsentant for vores virksomhed, og medarbejderens adfærd afspejles direkte eller indirekte på LAPP Group. Medarbejderne skal derfor afstå fra enhver adfærd, der kan have en negativ indvirkning på vores image fra kundernes, andre medarbejderes eller offentlighedens perspektiv, eller som er i strid med gældende lov. Dette gælder især også kommunikation på de sociale medier og på internettet.

Alle medarbejdere skal værne om LAPP Group’s omdømme under udførelsen af deres pligter.

Vi tolererer ikke korruption.

6. Kvalitet, arbejdssikkerhed, miljøbeskyttelse og bæredygtighed       

“Succes gennem kvalitet” er et af de retningsgivende principper i vores virksomhedspolitik. I tillæg til overholdelse af lovkravene bestræber vi os aktivt på hele tiden at øge vores bidrag til miljøbeskyttelse og arbejdssikkerhed.

a. Kvalitet

For at leve op til de høje standarder for kvalitet og sikkerhed som vores kunder forventer af os, foretager vi uvægerligt konstant systematiske og nødvendige forbedringer på lang sigt. Hvis der trods vores bedste indsats kommer klager, handler vi på dem og eliminerer dem i overensstemmelse med lovgivningsmæssige bestemmelser og kontraktmæssige forpligtelser og med den klare prioritet at forebygge skader og tab af menneskeliv.

b. Sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen

Det er samtlige medarbejderes pligt at undgå farer for mennesker og miljøet og at bruge ressourcer sparsomt. Processer, arbejdssteder og driftsmateriale skal overholde gældende juridiske og interne krav med hensyn til arbejdssikkerhed og bestemmelserne om sundheds- og miljøbeskyttelse samt brandsikring. Sundhed, arbejdssikkerhed og anstændige arbejdsbetingelser er vigtige elementer i virksomhedens politik. Brug af stoffer, der er skadelige for helbredet, i vores produkter og på vores produktionsanlæg bør undgås.

c. Miljøbeskyttelse og bæredygtighed

Vi overholder gældende miljøbestemmelser og forsøger at indvirke mindst muligt på miljøet. Vi bestræber os også på at drive virksomheden på en bæredygtig og miljøvenlig måde og at behandle alle naturressourcer ansvarligt. Vi undgår også brug af råmaterialer fra konfliktramte områder (konfliktmineraler). Vi bestræber os på at reducere vores negative indvirkning på miljøet til det teknisk og organisatorisk uundgåelige minimum. Vi lægger også stor vægt på, at vores leverandører, underleverandører og andre tredjeparter overholder miljølovgivningen, når de arbejder for os.

Vi tilstræber fremragende kvalitet og sikkerhed.

7. Overholdelse som ledelsesopgave, rapportering af uregelmæssigheder og overvågning

Denne adfærdskodeks er en central komponent i de LAPP-værdier, vi arbejder efter. Det er afgørende, at værdierne overholdes på en ensartet måde i hele LAPP Group – hver medarbejder er ansvarlig for at sikre dette.

a. Overholdelse som en ledelsesopgave

Alle ledere i LAPP Group skal sikre, at denne adfærdskodeks overholdes inden for deres ansvarsområde. De skal sikre, at der ikke sker overtrædelser af adfærdskodeksen eller lovgivningsmæssige bestemmelser inden for deres ansvarsområde, der kunne have været undgået eller hindret gennem tilstrækkeligt tilsyn. Lederne er også forpligtet til at informere medarbejderne om denne adfærdskodeks og indholdet heri samt gøre dem bekendt med den. De skal også gøre det klart, at overtrædelser af loven ikke er velset og får disciplinære konsekvenser, uanset medarbejderens stilling i virksomhedens hierarki. Lederne skal altid optræde som rollemodeller i denne henseende og skal handle i overensstemmelse med principperne om accept, anerkendelse og tillid.

b. Rapportering af uregelmæssigheder

Alle medarbejdere har ret til at henlede deres leders opmærksomhed på omstændigheder, der synes at være tegn på overtrædelse af denne adfærdskodeks. Dette kan også gøres anonymt. Rapporter undersøges, og der træffes evt. korrigerende foranstaltninger.

c. Overvågning

Hvert selskab i LAPP Group er ansvarligt for at sikre, at reglerne i denne adfærdskodeks samt andre interne bestemmelser inden for deres ansvarsområde, overholdes. Afdelingen for intern revision har ubegrænset ret til at indhente oplysninger og udføre kontrol, medmindre det er i strid med lovgivningsmæssige bestemmelser. Under udførelsen af kontroller er afdelingen for intern revision opmærksom på overholdelsen af adfærdskodeksen og medtager dens bestemmelser i sine testkriterier.

Overholdelse af adfærdskodeksen er en nødvendig betingelse for samtlige medarbejdere.